Presupuesto empresarial: el informe (página 2)

• Previsión: esto significa tener anticipadamente todo lo necesario para la elaboración y ejecución del presupuesto, ya que prever es disponer de lo conveniente para atender a tiempo las necesidades presumibles.

• Planeación: los presupuestos se consideran como un cálculo anticipado que prevé las operaciones que e pretenden realizar, y la obtención del resultado correcto dependerá de la información que se tenga, en el momento de efectuar la estimación.

• Formulación: esta fase integra la elaboración de los presupuestos parciales, que se hacen en forma analítica de cada departamento del organismo, y la realización de los presupuestos globales o sumarios previos, puesto que están sujetos a ajustes; pero con la visión completa, general del presupuesto.

• Aprobación: es la Dirección General o Gerencia de la entidad, después del Comité, quien sanciona los presupuestos hasta el resultante de la etapa anterior; simultáneamente son verificados por los jefes de departamento, y otros funcionarios que se hagan responsables de llevarlos a cabo, después de las discusiones y modificaciones pertinentes. Esta aceptación tiene por objeto, lograr el apoyo y la cooperación consistente de todo el personal, así como su afinación, y ajuste, dando lugar al presupuesto definitivo al ejercer.

• Organización: siendo la empresa un todo para lograr sus metas y objetivos es necesario que los diferentes departamentos que la integran colaboren en forma estrecha y armoniosa con el fin de evitar situaciones de desequilibrio entre las diferentes partes que la forman.

• Ejecución Y Coordinación: el trabajo de llevar a efecto los presupuestos, es de todo el personal, desde los obreros, bajo las órdenes de su jefe, hasta los funcionarios de la más alta jerarquía; por lo que es necesario formular manuales específicos de labores coordinadas de procedimientos, y de métodos, de la misma forma como se hace para la instalación de cualquier sistema administrativo. La obra de ordenar metódicamente las metas departamentales, y compaginar las actividades, es una atribución que se delegará de los más altos niveles a los de mediana jerarquía.

• Dirección: es la función ejecutiva para guiar, conducir e inspeccionar a los subordinados de acuerdo a los objetivos planeados. En este punto los presupuestos son de gran utilidad ya que facilitan la toma de decisiones y contribuyen a la buena dirección de la empresa.

• Control: Es la acción por medio de la cual se aprecia si los planes y objetivos se están cumpliendo, en este punto es por medio del presupuesto que se conocen las variaciones entre lo presupuestado y lo real, proporcionando elementos suficientes para tomar medidas y hacer las correcciones necesarias. El control del presupuesto se hace, básicamente, partiendo del sistema presupuestado, registrando lo realizado, y por comparación, determinar las variaciones o desviaciones, mismas que se estudian y se analizan, para dar lugar a acciones correctivas y superaciones.

• Evaluación: con base en los resultados obtenidos y sus costos, se hace la evaluación, mediante la comparación, el análisis, la revisión y la interpretación de ellos, para formular un juicio y determinar si se está procediendo correctamente, o de lo contrario, tomar las decisiones necesarias. Los juicios servirán de plataforma a los directivos para la toma de decisiones y para la obtención de mayor eficiencia, así como para un costo óptimo.

Análisis de casos y problemas

CASO

El Gerente Financiero de la Empresa Industrial "LA CUMBRE" S.A con N° de RUC 20306045, se encuentra recolectando información que le permita elaborar el presupuesto maestro para el año 1999. De las reuniones de coordinación con los gerentes de las otras áreas de la empresa se obtuvieron los siguientes datos presupuestado para el año 1999.

Datos adicionales:

Se incurrirá en los siguientes gastos de fabricación para los niveles de producción

Gastos de Fabricación S/.

• Suministros Diversos ………………………………………… 35.000

• Mano de Obra Indirecta ……………………………………… 78.000

• Beneficios Adicionales ………………………………………… 30.000

• Energía ……………………………………………………………. 25.000

• Mantenimiento y Reparación……………………………….. 35.000

• Gastos de Depreciación ……………………………………….. 35.000

• Seguros sobre la Producción ………………………………… 5.800

• Impuestos sobre la propiedad ……………………………….. 4.600

• Supervisión de la fabrica ………………………………………. 25.000

273.400

Gastos de Ventas y de Administración

S/. S/.

• Comisiones por Ventas……………………….. 22.000

• Publicidad …………………………………………. 3.500

• Sueldos de Vendedores ………………………… 10.000

• Gastos de Representación…………………….. 5.500 41.000

• Sueldos de Administración …………………… 35.000

• Suministros de Oficina ………………………… 1.500

• Otros gastos de Oficina ………………………… 2.500 39.000

80.000

El presupuesto de caja elaborado en términos trimestrales es producto de la experiencia en cobranza y a su vez considera los compromisos con los proveedores, el personal, la SUANT, AFP y otras entidades públicas.

2. La empresa desea mantener un saldo mínimo de caja al final de cada trimestre de S/. 15.000 en caso de financiamiento se puede solicitar un préstamo y hacer el reembolso del mismo en múltiplos de S/. 100 a un interés de 8.06 % anual. La gerencia desea pagar los préstamos lo antes posible. El interés se calcula y se paga al reembolsarse el capital suponer que el impuesto a la renta fue de S/. 18.000

PRESUPUESTO MAESTRO

• Presupuesto Maestro

• Presupuesto de ventas

• Presupuesto de Producción

• Presupuesto Adicionales

• Consumo y Compra de Materiales Directos

• Costos de Mano de Obra Directa

• Gastos de Fabricación

• Niveles de inventario

SOLUCIÓN

1. Presupuesto de Ventas

2 Presupuesto de producción en unidades

3. Presupuesto de Compras – Materia Prima

P.4 Presupuesto de Mano de Obra

5 Presupuesto de Gastos de Fabricación

6 Presupuesto de Inventario Final

7. Cuadro De Costos Unitarios

EJEMPLOS RELACIONADOS:

El presupuesto de ventas normalmente indica, para cada producto, 1) la cantidad de ventas estimada y 2) el precio de venta unitario esperado. Esta información es reportada frecuentemente por regiones y por representantes de ventas.             Al estimar la cantidad de ventas para cada producto, los volúmenes de ventas pasadas son normalmente usados como punto de partida. Estos montos son revisados por factores que se espera afecten a las ventas futuras, tales como los factores que se mencionan abajo:

              – Acumulación de ordenes de venta no terminadas               – Promoción y publicidad planeada               – Condiciones esperadas de la industria y de la economía en general               – Capacidad productiva               – Política de proyección de precios               – Hallazgos en estudios de investigación de mercados

           Una vez que el volumen de ventas estimado es obtenido, el ingreso esperado por ventas puede ser determinado multiplicando el volumen por los precios de venta unitarios esperados. El ejemplo de abajo muestra el presupuesto de ventas para la empresa Accesorios Vista, S.A.  

            Para un control mejor, la administración puede comprarar las ventas actuales con las ventas presupuestadas por producto, región, o representante de ventas. La administración debería investigar las diferencias significativas y tomar las posibles acciones correctivas.

Presupuestos de gastos

Presupuesto generales de gastos de Producción

Presupuestos gastos comerciales

Presupuestos gastos de administración

Conclusión

Los diversos presupuestos atinentes a la gestión manufacturera dependen del tamaño pronosticado de operaciones producidas y estas, a su vez, se concretan para responder a las expectativas comerciales y a diferentes objetivos financieros, como la maximización d utilidades y el máximo empleo de los medios tecnológicos disponibles.

Cuando se considera que la presupuestación es la extensión de hechos históricos, pasarían a un segundo plano la revisión de las estrategias, la evaluación de las políticas y la formulación de objetivos interpretativos de las capacidades y restricciones empresariales, en cuyo caso la gerencia sencillamente procura defenderse del embate inflacionario.

En consecuencia, los presupuestos fabriles constituyen la visión monetarias de las estrategias y políticas instauradas por la dirección en las áreas de inventarios, intensidad del control de calidad, programas de mantenimiento, distribución física de planta, modernización de procesos productivos, abastecimiento, sistematización de operaciones, racionalización de los procesos administrativos vinculados a la manufactura y sistemas de remuneración.

Presupuesto de inversión e inventarios

1. Inventarios

En base al presupuesto de ventas en unidades, se debe presupuestar la producción de artículos en cantidad suficiente para cubrir la demanda requerida en el mismo, y luego es indispensable predeterminar un inventario deseado capaz de cumplir una posible modificación en ventas o en producción. Un inventario excesivo ocasionaría gastos innecesarios por su manejo y almacenamiento, inversiones ociosas, etc., y un inventario insuficiente daría lugar a demoras en el despacho de pedidos y por ende baja en las ventas.

Por lo tanto se debe determinar el inventario adecuado en el que se consideren varios factores como la duración del proceso productivo, fluidez de la fabricación y de esa forma mantener un ritmo en la producción y proveer de cantidades suficientes de inventarios para cumplir los pedidos y evitar la acumulación excesiva de existencias en la época de poca demanda.

Para medir su eficiencia puede utilizarse la rotación de inventarios que indica las veces que los inventarios en existencia han dado vuelta en relación con las ventas. La relación deseada entre las ventas de un año y el inventario real en un momento determinado es lo que se conoce como la rotación estándar de inventarios para fines de presupuesto, haciendo una comparación de lo real con lo estándar, se puede indicar si un inventario es excesivo o es insuficiente.

Ejemplo: Si las ventas de un año son de 80.000 unidades y el promedio de inventarios es de 20.000 unidades, la relación de inventarios es de 4:

80.000 /  20.000  =   4

Si el inventario que se tiene es de 15.000 unidades, significa que no es suficiente para mantener la rotación de 4, ya que se requieren de 80.000 unidades para la venta.

El resultado de 4 muestra la rotación estándar para el ejercicio siguiente y que es básica para determinar el inventario necesario que cubra el presupuesto de ventas trazado, y el inventario debe estar dentro de las políticas administrativas que se consideren mejores.      

2. Producción

Una vez determinado el presupuesto de ventas, se debe elaborar un plan de producción, aspecto muy importante puesto que de él dependerá todo el plan de requerimientos de insumos o recursos que se utilizarán en el proceso productivo.

Su elaboración debe considerar los siguientes aspectos:

- La capacidad productiva de la planta.- Disposiciones y limitaciones financieras.- Accesibilidad a los elementos del costo, maquinaria, equipo, locales, instalaciones, etc.- Requerimientos y/o políticas sobre inventarios.

La determinación de este presupuesto debe hacerse en dos partes: unidades y valores.

En unidades

Debe calcularse tomando en cuenta el presupuesto de ventas en unidades y un     inventario final deseado o base.

Ejemplo:Presupuesto de ventas:          1.600.000 unidadesRotación Inventarios: Semestral (2 veces al año)Inventario real al final del ejercicio anterior: 825.000 unidades.Rotación estándar  =   2Rotación estándar  =                        VentasInventario Base 2    =         1.600.000Inventario BaseInventario Base     =     800.000 unidades

La obtención del Presupuesto de Producción será igual a:

Presupuesto  de Ventas              1.600.000  unidades(+)    Inventario Base                   800.000              "2.400.000              "(-)     Inventario Inicial                 825.000              "Presupuesto de Producción       1.575.000      unidades

En valores

Una vez determinado el presupuesto de producción en unidades se establece el costo total, de acuerdo con la técnica de costos estimados o estándar, cada  una de las cuales presenta su hoja de costos unitaria, por lo que solo con multiplicar se conoce el costo de producción, si se tiene la técnica de evaluación histórica, entonces es necesario la experiencia para determinar estimativamente  un costo unitario que servirá de base de aplicación a la producción presupuestada y así precisar su costo, siendo antes necesario hacer el estudio de gastos constantes y variables en relación con la producción presupuestada.

Tal como se aprecia se plantea la necesidad de conocer los niveles de inventarios al principio y final del periodo productivo, sin embargo, es importante determinar cual es la política deseada para cada empresa respecto a la producción.

Las políticas más comunes son:

– Producción estable e inventario variableDonde los costos de producción tienden a ser menores, mejora la moral de los empleados, no se requiere trabajar a marchas forzadas en los meses picos de demanda, etc.; por otra parte presenta las desventajas siguientes: puede llegarse a un inventario demasiado alto, lo que trae por consecuencia una sobre inversión ociosa, también puede dar lugar a inventarios obsoletos, finalmente podría surgir un problema de almacenamiento en los meses en que las ventas disminuyen.

– Producción variable e inventario estableImplica estar parando y arrancando la maquinaria, lo cual resulta muy costoso contra el beneficio de tener un inventario estable, actualmente se adopta la filosofía " Justo a tiempo" que consiste básicamente en disminuir lo más que se pueda el inventario y con ello se logra disminuir el costo financiero.

– Combinación de ambas políticasConsiste en aplicar las ventajas de ambas políticas y tratando de lograr una producción flexible, ajustada a los períodos de ventas y los niveles de inventarios, pero tratando de mantener la producción sujeta a las menores variaciones.

Presupuestos de compras y materiales directos

EMPRESA DE CONFECCIONES "ISABEL"

PRESUPUESTO DE MATERIALES (EN UNIDADES)

Este presupuesto indica la cantidad de materiales que deben ser adquiridos en las fechas especificadas.

Sin embargo, es conveniente hacer un segundo presupuesto que indique las compras de estos materiales. Este presupuesto señala entonces cuándo deben llevarse a cabo las compras y se construye sobre la base de las necesidades de materias primas señaladas en el presupuesto de materiales, los precios estimados de estas materias primas y la política que lleva adelante la organización para sus compras. Por ejemplo, es posible que una empresa tenga como política efectuar sus compras trimestralmente, aprovechando así un descuento por cantidad. Otra, puede hacerlo mensualmente, pues no desea mantener almacenado durante mucho tiempo el material, etc.

La Empresa de Confecciones "Isabel" tiene como política la compra mensual, ya que no dispone del suficiente capital como para llevar a cabo compras mayores. Así, su Presupuesto de Compras sería el que sigue:

EMPRESA DE CONFECCIONES "ISABEL"

PRESUPUESTO DE COMPRAS (en $)

Este presupuesto permite a la unidad administrativa encargada de efectuar las compras, poder hacerlas con el suficiente tiempo para que estas materias primas se encuentren disponibles cuando fabricación las reclame. En nuestro caso, las compras deben realizarse durante la última semana del mes anterior al, presupuestado.

Presupuesto de costo de producción

Proyectar el costo anual de producción de una empresa teniendo en cuenta la siguiente información:

– La venta proyectada para dicho año se ha estimado en 6500 unidades

– La política de inventarios es la siguiente:

· Productos Terminados: inventario final es equivalente al 20% de las ventas 

· Insumos: inventario final es equivalente al 10% de las unidades a consumir

– Mano de Obra

En planta labora el siguiente personal: 4 operarios y 3 obreros: los primeros ganan mensualmente S/. 1400 y los segundos ganan S/. 1100, todos en planillas y los obreros todos tienen hijos (los importes antes mencionados no incluyen asignación familiar)

– Insumos

Cada unidad producida consume los siguientes insumos:

– En cuanto a los CIF tenemos:: Seguro = S/. 420 mensual; Mantenimiento = S/. 820 semestral; Depreciación = S/. 2500 anual; Servicios públicos = S/. 970 mensual

Solución:

– Mano de Obra Directa

· (*) 10% del sueldo mínimo legal, por 14 veces

· CTS = (salario anual + gratificación + asign. Famil.) / 12

· Aporte empleador = 9.75% (salario anual + asignación familiar + gratificación)

· En el caso de las empresas industriales el aporte del empleador es del 11.75% (9% prestaciones de salud, 2% IES y 0.75% Senati)

· Las gratificaciones no están afectas al IES

– Insumos

Para proyectar el costo de los insumos, tenemos que tener presente primero las unidades a producir, que no necesariamente serán las mismas de loas unidades a vender, en nuestro caso se presenta este hecho (las ventas no son iguales a la producción, por la política de inventarios para productos terminados en este caso), 

· Las unidades requeridas es la suma de ventas con inventario final

· La producción es la diferencia entre unidades requeridas con el inventario inicial

· Como es un negocio nuevo el inventario inicial es cero, pero en negocios en marcha, no necesariamente será cero

Como ya tenemos la cantidad ha producir, podemos entonces establecer el costo de los insumos, el cual en este caso al existir una política de inventarios para insumos se establecerán dos valores: el primero es el costo de los insumos consumidos en el proceso de producción y el segundo es el costo de los insumos ha comprar (el primero se utiliza en el costo de producción y el segundo en el flujo de caja para proyectar los egresos, sumando a ello la política de compras o de pago que implemente la empresa) 

Insumo A:

· Las unidades a consumir se determina multiplicando la producción con la cantidad unitaria de cada insumo

Para determinar el costo de los insumos a consumir, lo que se hace es multiplicar las unidades a consumir por el costo unitario del insumo (10920 x 1.8 = 19656)

– Costo Indirecto de Fabricación (CIF)

Según la información proporcionada podemos determinar el CIF de la siguiente manera:

Presupuestos de gastos administrativos

Papelería, material de oficina y diversos materiales fungibles

Este crédito se destina a cubrir la compra de papel, sobres, material de oficina, productos para la imprenta y los talleres de reproducción, etc.

El importe de los ingresos afectados según el artículo 18, apartado 1, letras e) a j), del Reglamento financiero se estima en 1 000 euros.

Franqueo postal y gastos de portes

Este crédito se destina a cubrir los gastos de franqueo, tratamiento y despacho del correo por los servicios postales o las empresas de mensajería.

Telecomunicaciones

Este crédito se destina a cubrir las cuotas de abono y los gastos de telecomunicaciones por cable o radioondas (telefonía fija y móvil, televisión), así como los gastos relativos a las redes de transmisión de datos y a los servicios telemáticos.

Cargas financieras

Este crédito se destina a cubrir los gastos bancarios (comisiones, agios y gastos diversos) y otros gastos financieros, incluidos gastos adicionales para la financiación de edificios.

El importe de los ingresos afectados con arreglo al artículo 18, apartado 1, letras e) a j), del Reglamento financiero se estima en 10 000 euros.

Otros gastos

Este crédito se destina a cubrir:

• los seguros no previstos específicamente en otra partida,

• la compra de los uniformes de los ujieres, chóferes y mudanceros, etc.,

• diversos gastos de funcionamiento como, por ejemplo, la compra de horarios de transporte ferroviario y aéreo, la publicación en la prensa de las ventas de material de segunda mano, etc.,

• administraciones de anticipos en Bruselas y Estrasburgo.

Traducción e interpretación

Este crédito se destina a cubrir el coste de todas las prestaciones de apoyo, en particular la traducción y el mecanografiado del informe anual y de otros documentos, los servicios de intérpretes bajo contrato y eventuales, y otros costes conexos.

Apoyo a actividades

Conclusiones

Finalmente analizado el papel de los presupuestos muchas empresas disponen de procedimientos muy detallados para establecer sus presupuestos por departamento y controlan los mismos en función a los presupuestos establecidos.

La elaboración del presupuesto como parte del proceso de planificación empresarial en sus diferentes apartados permite cuantificar los objetivos y metas de la actividad productiva, económica y financiera de la empresa, para el año planificado.

El presupuesto es un documento que resulta de mucha utilidad para la dirección y administración de la actividad empresarial; y su desglose en periodos menores de tiempo, que contribuye al control y la toma de acciones para las correcciones en caso de desviaciones con respecto a lo planificado.

Bibliografia

PAGINAS DE INTERNET

http://www.cath.com.mx/contactanos/presupuesto

http://www.scribd.com/doc/7791627/Sistema-Presupuestario

LIBRO

TITULO: Principios de Administración Financiera

EDICION: PEARSON

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUEL A

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA "ANTONIO JOSÉ DE SUCRE"

VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ

DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

INGENIERIA FINANCIERA

PUERTO ORDAZ, SEPTIEMBRE DE 2009

GRUPO 7 – T1

Profesor:

Ing. Andrés Eloy Blanco

Autor:

Rivas, Jose.

Campos, Abel.